Путь от первого письма до кофе-брейка укладывается в пять шагов: бриф, подбор зала и смета, договор, согласование деталей, день мероприятия. Всё это ведёт одна команда отеля, поэтому вам не приходится собирать зал, технику, кейтеринг и трансфер по разным подрядчикам.
Ниже мы рассказываем, как это устроено в отеле «Коринтия Санкт-Петербург» на Невском проспекте, 57, и что стоит подготовить с вашей стороны на каждом шаге.
Шаг первый: бриф
Первое письмо решает половину дела. Чем точнее вы опишете задачу, тем быстрее получите смету, с которой можно идти к руководству.
Полезно указать сразу:
- дату и время — с запасным вариантом, если даты подвижны;
- формат — конференция, семинар, совет директоров, презентация, гала-ужин;
- число участников и то, насколько оно может измениться;
- тайминг дня — во сколько сбор, когда перерывы, когда финиш;
- питание — кофе-брейки, обед, фуршет или банкет;
- технику и оформление — что нужно на сцене и в зале;
- проживание и трансфер — сколько участников приезжает из других городов.
Даже если половина пунктов ещё в тумане, напишите как есть. Дальше мы задаём вопросы сами.
Шаг второй: подбор зала и смета
Мы предлагаем варианты залов под ваш формат и рассадку и показываем, как меняется вместимость при смене схемы. Заодно проверяем менее очевидное: хватает ли времени на монтаж, куда встанет стойка регистрации, где накрыть кофе-брейк, чтобы перерыв уложился в пятнадцать минут. Подробно о том, как выбор зала зависит от формата, мы написали в статье «Какой конференц-зал выбрать».
В смете имеет смысл сразу разобрать, что входит в аренду, а что считается отдельно: техника и работа техника, монтаж накануне, дополнительные часы при позднем финише, обслуживание, оформление. Такой разбор снимает большинство неприятных сюрпризов на этапе закрывающих документов.
Даты стоит держать в уме заранее. Крупные конференции и форумы обычно бронируют за три-шесть месяцев, а декабрьские вечера и весенний деловой сезон разбирают ещё раньше.
Шаг третий: договор и оплата
Дальше мы фиксируем дату, зал и условия. Для юридических лиц работаем по безналичному расчёту, документы готовим со своей стороны.
К этому же моменту полезно договориться о двух вещах: до какого дня можно менять число участников без изменения сметы и до какого часа зал остаётся вашим.
Шаг четвёртый: детали
За две-три недели до даты начинается самая содержательная часть работы. Мы согласуем меню кофе-брейков, обеда или банкета, схему рассадки, оформление зала, сценарный тайминг и порядок работы техники.
Здесь же решаются мелочи, которые в день мероприятия оказываются главными: где встречают гостей, куда сдают верхнюю одежду, кто ведёт списки участников, как выглядит навигация по зданию, нужна ли отдельная комната для спикеров и переговоров с партнёрами. Финальное число участников мы просим подтвердить за несколько дней до даты: по нему кухня закупает продукты и рассчитывает подачу.
Если участники приезжают из других городов, параллельно бронируем номера и организуем трансфер из аэропорта и на площадку.
Шаг пятый: монтаж и день мероприятия
Монтаж проходит накануне вечером или ранним утром, чтобы к сбору гостей зал был готов, а техника проверена.
В день мероприятия за вами закреплён представитель отеля: он держит тайминг, следит, чтобы кофе-брейк вышел в зал ровно в перерыв, а обед был накрыт к нужной минуте, и решает вопросы по ходу. Ваша задача в этот день одна — вести программу.
Вечерняя часть, если она есть, переезжает в банкетный зал в стиле ар-деко: банкетное меню готовит наш шеф-повар. Иногородние участники после ужина поднимаются к себе в номер, а не ищут такси через ночной город.
После мероприятия
Мы демонтируем оборудование и оформление, готовим закрывающие документы и передаём их вам. Если мероприятие ежегодное, на этом этапе удобно сразу забронировать дату на следующий год: популярные окна разбирают быстро.
Организацию под ключ мы ведём именно так с 17 залами отеля и командой, которая занимается этим ежедневно. Отель семь раз признан «Ведущим конференц-отелем России» и четыре раза «Ведущим бизнес-отелем России» по версии World Travel Awards.
Пришлите нам бриф, и мы подберём зал и подготовим смету. Обсудить мероприятие можно по телефону +7 (812) 380-20-01.
Частые вопросы
За сколько нужно бронировать зал? Крупные конференции и форумы обычно бронируют за три-шесть месяцев, декабрьские вечера и весенние деловые даты разбирают раньше. Напишите нам даже приблизительные даты, и мы проверим доступность залов.
Что написать в первом письме? Дату, формат, число участников, примерный тайминг, потребность в питании, технике и проживании. Если часть данных ещё не определена, напишите как есть: остальное мы уточним сами.
Что входит в стоимость аренды зала? Состав зависит от формата, поэтому мы всегда показываем смету построчно: аренда, техника и работа техника, обслуживание, питание, оформление, дополнительные часы. Запросите расчёт, и вы увидите структуру целиком.
Можно ли изменить число участников после согласования? Да, в оговорённые сроки. Финальное число мы просим подтвердить за несколько дней до мероприятия: по нему кухня рассчитывает закупку и подачу.
Кто отвечает за мероприятие в день проведения? Представитель отеля, который ведёт вашу площадку: он держит тайминг, следит за выходом кофе-брейков и обеда и решает вопросы по ходу дня.
Можно ли оплатить по безналичному расчёту? Да, для юридических лиц мы работаем по безналичному расчёту и готовим закрывающие документы после мероприятия.
