Зал выбирают не по площади, а по сценарию дня: сколько человек придёт, что они будут делать в зале, сколько раз изменится формат и где всё это время будет еда. В отеле «Коринтия Санкт-Петербург» на Невском проспекте, 57 работают 17 трансформируемых конференц-залов общей вместимостью до 1000 человек и банкетный зал в стиле ар-деко, поэтому под большинство задач подходит несколько вариантов.
Ниже разбираем выбор так, как это делает организатор: от формата мероприятия к залу, а не наоборот.
С чего начинается расчёт: рассадка
Одно и то же помещение вмещает разное число людей, и разница зависит от типа мероприятия. Ориентиры простые:
- театр (ряды кресел без столов) — 0,7–0,9 м² на человека;
- класс (ряды со столами, можно писать и ставить ноутбук) — 1,5–1,8 м²;
- банкет (круглые столы на 8–10 гостей) — 1,8–2,2 м²;
- фуршет (высокие столы, свободное перемещение) — 0,6–0,8 м².
К этому добавляются проходы, сцена, зона регистрации и место для техники. Поэтому минимальная площадь зала, которая необходима для комфортного проведения мероприятия, рассчитывается не только исходя из характера активности, но и зависит от дополнительных опций - сколько будет оборудования и какое, нужно ли дополнительное свободное пространство и насколько просторным оно должно быть.
Если программа меняется по ходу дня, закладывайте в тайминг перестановку. Смена схемы занимает от двадцати до сорока минут, и её удобно прятать за обед или кофе-брейк.
Совет директоров, переговоры, небольшое совещание
Для встречи на несколько человек нужен не уменьшенный конференц-зал, а закрытая комната, где слышно каждого и куда никто не заходит по ошибке.
Такие встречи в «Коринтия Санкт-Петербург» проходят в переговорных комнатах: приватное пространство для совещаний, переговоров и советов директоров с обслуживанием отеля. Здесь важна не сцена, а тишина, вода на столе, кофе, который приносят вовремя, и возможность закрыть дверь. Гостям, которые живут в отеле в категориях Executive и люкс, доступна ещё и представительская гостиная со столом для переговоров, открытая ежедневно с 12:00 до 21:00: удобное место для короткой встречи между делами.
Конференция или семинар на день
Здесь работает театральная или классная рассадка, а решают дело три вещи: видимость экрана с последнего ряда, звук и то, как быстро зал выпускает людей на перерыв.
Второе важнее, чем кажется. Если кофе-брейк накрыт далеко, вы теряете по десять минут на каждом перерыве, а к третьей сессии участники расходятся по городу. В «Коринтия Санкт-Петербург» кофе-брейк подают между сессиями, не выводя участников из здания: свежая выпечка, лёгкие закуски, хороший кофе и быстрая сервировка, чтобы перерыв уложился в отведённые пятнадцать минут.
Расскажите нам, нужна ли стойка регистрации и встреча участников, и мы предусмотрим их в плане дня.
Форум с параллельными секциями
Самый требовательный формат: несколько потоков, разное время начала и общий обед. Тут выигрывает не самый большой зал, а здание, где залы стоят рядом.
Семнадцать залов «Коринтия Санкт-Петербург» трансформируются под задачу: один можно разделить на секции, соседний отдать под мастер-классы, ещё один — под переговоры партнёров и интервью для прессы. Участники перемещаются внутри отеля, а не по улице между площадками, и это заметно снижает число опозданий. Иногородние спикеры живут этажами выше, в одном из 388 номеров, и путь от подушки до сцены занимает несколько минут.
Гала-ужин, приём и церемония награждения
Вечерняя часть требует другой архитектуры зала: свет, сцена для награждения, место для круглых столов и площадка для музыки.
Парадные события в отеле проходят в банкетном зале в стиле ар-деко. Банкетное меню готовит наш шеф-повар, а вечер после ужина продолжается ровно там, где начался: гостям, которые остаются в отеле, не нужно искать такси и рассчитывать время до развода мостов.
Что мы берём на себя
Мероприятие держится на подрядчиках, и главный вопрос заказчика обычно звучит так: сколько их придётся вести самому. В «Коринтия Санкт-Петербург» подбор зала, техническое обеспечение, оформление и декор, кейтеринг, трансфер и размещение участников ведёт команда отеля, а координацией занимаемся мы.
Отель семь раз признан «Ведущим конференц-отелем России» и четыре раза «Ведущим бизнес-отелем России» по версии World Travel Awards.
Расскажите нам формат, число участников и желаемые даты, и мы подберём зал и подготовим смету. Обсудить мероприятие можно по телефону +7 (812) 380-20-01.
Частые вопросы
Как понять, какой зал нужен? Отталкивайтесь от рассадки и числа участников. На театральную рассадку закладывают 0,7–0,9 м² на человека, на классную 1,5–1,8 м², на банкет 1,8–2,2 м². Напишите нам формат и число гостей, и мы подберём подходящий зал.
Сколько залов в отеле и на сколько человек? В отеле «Коринтия Санкт-Петербург» 17 трансформируемых конференц-залов общей вместимостью до 1000 человек, а также банкетный зал в стиле ар-деко.
Можно ли поменять рассадку в середине мероприятия? Да, если это заложено в тайминг: перестановка занимает от двадцати до сорока минут, и её обычно совмещают с обедом или кофе-брейком. Скажите нам о смене формата заранее, и мы всё подготовим.
Где проходит кофе-брейк? Мы накрываем кофе-брейк между сессиями, не выводя участников из здания: свежая выпечка, лёгкие закуски и хороший кофе с быстрой сервировкой.
Можно ли разместить участников в отеле? Да. В отеле 388 номеров шестнадцати категорий, и мы поможем забронировать блок номеров для спикеров и гостей мероприятия, а также организуем трансфер.
Можно ли провести небольшую встречу без аренды большого зала? Да. Для совещаний и переговоров у нас есть отдельные переговорные комнаты. Расскажите нам о числе участников и характере встречи, и мы предложим подходящий вариант.
